Rešenje je u automatizaciji procesa
Uloga sektora ljudskih resursa kontinuirano se razvija, paralelno sa poslovnim okruženjem. Nekad je predstavljao gotovo isključivo administrativnu funkciju zaduženu za ugovore, evidencije i pravila, a danas je HR prepoznat kao strateški stub organizacije, odgovoran za ljude, kulturu, podatke i reputaciju. Ipak, administracija nije nestala. Naprotiv, postala je kompleksnija i zahtevnija, a od HR sektora se više nego ikad očekuje da bude brži, precizniji i dostupniji. Prirodno se nameće pitanje „Kako to ostvariti?“.
U organizacijama sve češće postoji ozbiljan jaz između onoga što HR sektor treba da bude i onoga što zapravo jeste, a izazovi su brojni. Planiranje radne snage retko se sprovodi strateški, proces zapošljavanja postaje sve složeniji, a razvoj zaposlenih ostaje fragmentiran i nedovoljno povezan sa širim poslovnim ciljevima. Tome treba dodati i operativne probleme: birokratiju koja usporava donošenje odluka, tromost internih sistema, nepreciznosti u vođenju evidencija i administraciji, komplikovane obračune plata, otežanu komunikaciju među timovima i nedostatak uvida u prave podatke u pravom trenutku. Ukratko – sistemi upravljanja zasnovani na starim pravilima više ne odgovaraju savremenoj dinamici poslovanja.
Zašto je automatizacija HR procesa danas prioritet?
Neophodan je novi model rada u okviru HR-a: fleksibilan, povezan, automatizovan i prilagođen promenama koje oblikuju tržište rada. Savremene kompanije koje žele da ostanu konkurentne, optimizuju upravljanje zaposlenima i smanje operativne troškove, ne mogu više da ignorišu digitalizaciju HR procesa. Implementacija ERP-a sa HR modulom ili integracija nekog HR modula sa već postojećim ERP rešenjem više nije luksuz, već strateška investicija u produktivnost i optimizaciju poslovanja. Jer, bez tehnologije, danas nema prostora za ono što je zaista važno – ljude, upravljanje talentima i planiranje razvoja zaposlenih.
U tom kontekstu se posebno izdvajaju sistemi koji ne nude samo digitalizaciju radi efikasnosti, već povezuju sve ključne HR i obračunske funkcije sa širim poslovnim ciljevima. Takvo rešenje je Beyond Workforce, modul u okviru poslovno-informacionog sistema Beyond 360 ERP kompanije M&I Systems Co, članice Seyfor Grupe. Njegova glavna karakteristika je u tome što ne funkcioniše kao još jedan izolovan softver, već kao centralna tačka za savremeno upravljanje ljudskim kapitalom.
Sveobuhvatno rešenje za HR i obračun zarada
Beyond Workforce osmišljen je tako da objedinjuje sve ključne funkcije HR sektora i finansija u jedinstvenom okruženju, bez dupliranja podataka, potrebe za eksternim alatima i kompromisa između efikasnosti i tačnosti. To postiže integracijom dva različita modula – HR i Payroll.
Naime, HR modul pokriva čitav životni ciklus zaposlenih – od sistematizacije radnih mesta i procesa regrutacije i selekcije, preko upravljanja ličnim podacima, do praćenja performansi, evidencije odsustava i formalizacije prestanka radnog odnosa. Svaka funkcionalnost je dizajnirana tako da pojednostavi kompleksne procese i omogući bolje donošenje odluka. Zahvaljujući naprednim opcijama izveštavanja, HR timovi dobijaju potpuni uvid u stanje ljudskog kapitala.
Sa druge strane, Payroll modul omogućava pouzdan i automatizovan obračun zarada (pomaže u smanjenju vremena za obradu zarade čak 50%), uz podršku i za naknade eksternih saradnika. Sve obračunske listiće zaposleni mogu da dobiju direktno putem sistema, dok se zakonom propisani obrasci, poput PPP PD i PPP PO, generišu i šalju automatski. Modul je povezan sa e-banking sistemima i omogućava automatsko knjiženje isplata, kao i pravovremenu pripremu svih potrebnih izveštaja i rekapitulacija u skladu sa važećim propisima.
Upravo ta integracija između HR i Payroll modula čini Beyond Workforce posebno moćnim alatom. Njihova sinergija donosi manje administracije, sigurnost podataka na jednom mestu, precizan obračun zarada i naknada, brze i prilagodljive izveštaje i potpunu usklađenost sa zakonskim regulativama čime eliminiše rizike od grešaka i kazni.
Prema rečima Snježane Pivaš, R&D direktorke u kompaniji M&I Systems Group, sledeći korak u razvoju ove platforme je primena veštačke inteligencije unutar samih HR procesa:
„Budućnost HR-a ne znači zameniti ljude tehnologijom, već im dati prostor da vode. Naša Beyond Workforce platforma uključuje AI agente direktno u HR module, procese i zadatke, od vođenja odsustava, brzog izveštavanja do obrade upita zaposlenih – brzo, tačno i jasno. Upravo time HR timovi dobijaju vreme i fokus za strateške, ‘high touch’ inicijative koje unapređuju angažovanost i kulturu zaposlenih. Naša platforma eliminiše birokratske i ponavljajuće zadatke, uvodi inteligentne tokove rada i pruža zaposlenima prave informacije – svaki put, na jednom mestu. Rezultat je HR koji je rasterećen, zaposleni koji se osećaju informisano i podržano, i organizacija koja raste kroz veći angažman, inovacije i zadovoljstvo zaposlenih. To je AI koji ne zamenjuje humanost – već je oslobađa.“
Na ovaj način Beyond Workforce ne samo da povezuje ključne HR i obračunske funkcije, već uvodi i inteligentne asistente koji dodatno ubrzavaju procese i unapređuju iskustvo zaposlenih.
Kao rešenje osmišljeno za kompleksne potrebe savremenih organizacija, Beyond Workforce kombinuje intuitivan interfejs sa visokim stepenom fleksibilnosti. Njegova moć leži i u sposobnosti integracije sa platformama poput SAP-a, čime postaje idealan izbor za srednja i velika preduzeća koja žele da objedine podatke i procese na jednom mestu.
Pored toga što HR-u omogućava da se oslobodi rutinskih i administrativnih zadataka, a timovima za obračun zarada pruža alate za precizan, zakonit i automatizovan obračun plata i naknada, Beyond Workforce takođe daje top menadžmentu neophodne uvide za donošenje odluka – od troškova rada, preko trendova odsustava, do razvoja i angažovanosti zaposlenih.
Tako je, na primer, savremena finansijska institucija u Srbiji, 3Bank, implementacijom Beyond Workforce-a uspela da unapredi svoje poslovanje i fokusira se na strateške ciljeve. 3Bank je implementacijom ovog modula centralizovao svoju bazu podataka – svi ključni HR podaci objedinjeni su u jedinstvenu bazu i obezbeđen je visok nivo njihove tačnosti i kvaliteta. Zaposleni su dobili pristup digitalnom portalu za podnošenje zahteva odsustva, a menadžeri ključnim informacijama o svojim timovima, što značajno smanjuje administrativno opterećenje HR službe i ubrzava procese odobravanja. Dodatno, proces obračuna zarada je automatizovan, te se realizuje u roku od nekoliko radnih dana.
U eri kad su brzina, tačnost, transparentnost i uvidi ključni za održivost, rešenja poput Beyond Workforce ne predstavljaju samo digitalnu podršku, već temelj pametnijeg, efikasnijeg i strateškog upravljanja ljudskim kapitalom.
